Wednesday, January 14, 2015

Mengurus Visa Schengen di Kedutaan Jerman #TravellingToEurope (Part 2)

Setelah urusan penyandang dana beres, saya mulai mencari info mengurus Visa Schengen.  Semakin banyak baca, saya semakin pusing.  Masalahnya, yang saya apply ini visa kunjungan atau visa turis ya?

Yang pasti karena tujuan utama kami ke Jerman, apply visanya ke Kedutaan Jerman. Karena saya belum pernah mengurus visa, saya datang ke sebuah travel agen. Habisnya, tanya ke suami juga percuma. Selama ini dia ke luar negeri untuk urusan kantor. Jadi tinggal berangkat karena semuanya sudah diurus kantor.

Sampai di travel agen, saya disodori list syarat yang harus saya siapkan untuk mendapatkan visa. Biayanya 1,3 juta untuk pengurusan sekaligus visanya. Saya pikir-pikir nggak papalah bayar segitu kalau bisa bikin saya bebas pusing. Sebenarnya biaya resmi visa sekitar 60 Euro atau 910 ribu.

Nah, setelah ngobrol-ngobrol sama salah satu petugas travel agen itu, entah kenapa saya malah jadi ragu. Masalahnya begini, saya kan nanya, “Bagaimana kalau saya nggak nginap di hotel tetapi nginap di tempat adik saya?”
Jawabnya, “Ibu nggak perlu menyertakan surat konfirmasi hotel tetapi harus mengurus surat gementee dari walikota setempat.”
“Terus saya ini pakai visa turis atau visa kunjungan, Mbak?”
“Ibu tetap pakai visa turis tapi Ibu harus mengurus gementee itu.”

Yang mana setelah saya tanyakan pada adik saya, di sana nggak ada istilah tersebut. Yang ada adalah Verplicthungserklarung (ini surat susah banget nyebutnya, jadi saya dan adik saya bilang “klarung” saja hehehe), yaitu surat jaminan dari keluarga adik saya. Untuk mengurus surat itu, adik ipar saya (adik saya belum bisa mengundang karena belum lama tinggal di sana, belum punya resident permit) harus menyerahkan sejumlah deposit ke imigrasi setempat.

Urusan ini sempat bikin saya galau to-the-max, soalnya si petugas travel agen ngotot bahwa saya juga harus membuktikan keuangan walaupun sudah ada surat jaminan itu. Ini bikin adik saya berkomentar, “Sudah tanya ke petugas imigrasi di sini dan dia bilang bukti keuangan atau deposit. Nggak perlu dua-duanya karena itu opsi.”

Sambil nunggu surat jaminan itu selesai diproses, sekitar 1 minggu, saya mengurus kelengkapan lainnya, yang berderet banyaknya. Apa aja itu?
  1. Paspor. Pastikan masa berlakunya lebih dari 6 bulan dari tanggal kedatangan kita ke tujuan. Lampirkan paspor lama jika ada.
  2. Pasfoto berwarna terbaru ukuran 3,5x4,5=2 lembar. Latar belakang putih, di-zoom 70%. Saran saya, datanglah ke studio foto yang menyediakan layanan foto visa. Saya googling dan akhirnya memutuskan ke Jl. Sabang, di tempat itu banyak studio foto untuk visa. Saya pilih Studio Djakarta. Pengalaman saya, nggak lama kok. Ditunggu 15 menit selesai.
  3. Surat sponsor berbahasa Inggris di atas kop perusahaan. Yang ini, suami yang mengurus karena dia yang bekerja formal. Nama saya dicantumkan di surat tersebut. Inti surat itu untuk menjamin bahwa kami pergi atas biaya sendiri dan akan kembali karena memiliki pekerjaan tetap di Indonesia.
  4. Bukti keuangan 3 bulan terakhir, berupa fotocopy rekening Koran dan surat referensi dari bank. Jumlah saldo nggak ada ketentuan pasti. Travel agen bilang minimal 50 jt per orang. Kenyataannya, saya googling, mungkin nggak harus segitu sih, yang penting cukup untuk keperluan selama tinggal di sana. Sumber lain mengatakan, asalkan ada aliran dana keluar masuk sebesar nominal yang cukup selama tinggal di sana itu sudah oke. Jangan sampai tiba-tiba ada dana besar di rekening karena itu akan dianggap dana pinjaman. Yang ini, ternyata langsung dikembalikan saat saya wawancara di kedutaan. Padahal udah repot-repot ngurus di bank huhuhu. Ya, ternyata benar kata adik saya. Kalau sudah ada surat undangan dan jaminan, kami sebagai orang yang diundang, nggak perlu membuktikan keuangan.
  5. Fotocopy akte nikah, karena di sini saya ikut suami bepergian.
  6. Print out tiket pesawat. Urusan ini cukup bikin pusing juga, karena dicoba-coba reservasi sendiri ternyata mesti ngelewati menu payment dulu supaya bisa di-print. Padahal kami nggak mau dong bayar dulu sementara visa belum beres. Lagipula, kedutaan hanya minta tiket yang belum dibayar kok. Akhirnya setelah utak-atik, kami dapat tiket Qatar Airways dengan cara on hold booking alias belum dibayar. Lucunya, sebelumnya suami sempat kirim email ke Etihad untuk dibantu dan hari berikutnya mendapatkan itinerary tiket yang dimaksud. Jadi kami punya 2 tiket untuk urusan visa.
  7. Surat konfirmasi hotel. Meski nggak nginap di hotel selama di Jerman, saya hunting hotel di Amsterdam. Kami rencananya mau ke sana utnuk mengunjungi sepupu saya yang menikah sama orang Belanda. Kalau teman-teman ada yang mau book hotel untuk syarat visa, sekarang tidak bisa pakai voucher dari agen-agen semacam agoda dan sebagainya. Harus dari hotelnya langsung.
  8. Asuransi perjalanan dengan uang pertanggungan USD 50.000 atau 30.000 Euro. Awalnya, adik ipar saya memberikan beberapa opsi asuransi dari Jerman serta menawarkan untuk menguruskan di sana. Setelah membaca dan garuk-garuk kepala (maklum pakai bahasa Jerman, saya mesti pakai Google Translate untuk nerjemahin. Thanks to Mbah Google!), akhirnya saya putuskan urus sendiri. Saya pilih Travel Pro dari Allianz. Urusannya cukup mudah. Tinggal kirim email, dibales hari berikutnya. Saya diminta kirim scan tiket dan paspor lalu mereka buatkan polisnya. Saya transfer biayanya, sekitar  500 ribu untuk paket Family. Besoknya polis asli dikirim ke rumah.
  9. Surat undangan dan Verplicthungserklarung. Yang ini dikirim adik saya dari Jerman. Saya print email-email kami. Sempat bingung lagi (kebanyakan bingung ya?) apakah Verplicthungserklarung ini mesti ditunjukan aslinya atau tidak? Akhirnya ngikut kata adik ipar saya. Katanya, waktu ngundang ibunya, ditunjukkan pun nggak ditengok karena ini akan dibutuhkan di sana saat mereka mencairkan deposit. Jadi cukup copy saja. Ya wis, kami bawa copy saja. Yang akhirnya, sempet ditanya aslinya dong waktu kami ke kedutaan. Tapi etika saya bilang nggak sempet kirim karena sudah appointment hari ini, petugasnya minta kami bawa saat pengambilan visa. Setelah merepotkan adik saya untuk mengirim surat itu via DHL (yang mana biayanya cukup besar, sekitar 60 Euro untuk paket kilat), surat itu kami terima 3 hari dari tanggal pengiriman. Sayangnya, pas ambil visa, ditengok pun nggak. Suami saya yang ngambil, sukses sakit hati hehehe.
  10. Fotocopy paspor, visa, akte lahir, dan surat nikah adik saya. Ini untuk membuktikan hubungan kekerabatan kami.
  11. Formulir online. Bisa diunduh di web kedutaan Jerman, disimpan jika masih belum lengkap mengisinya dan di-print untuk dibawa ke kedutaan.
Oya, pada akhirnya saya nggak lewat travel agen. Okelah kalau lewat travel agen bisa ngurangi stres. Tapi ini sama saja. Mana saya mesti nunggu kalau supaya diuruskan asuransi dan tiketnya pula. Alasannya, supaya sekalian, kalau sudah lengkap semua baru bisa diurus sekalian appointment, katanya. Daripada nunggu-nunggu semakin mepet waktunya, jadilah saya bikin appointment sendiri.

Cara membuat appointmentnya juga mudah. Tinggal klik menu appointment di web kedutaan Jerman (http://www.jakarta.diplo.de/). Pilih jenis visa yang akan di-apply. Pilih tanggal dan jam. Isi data (yang dibutuhkan hanya nomor paspor), lalu akan saya mendapatkan e-mail balasan. E-mail itu saya print untuk bukti appointment di kedutaan.

Setelah wawancara, kami mendapatkan sepotong kertas untuk bukti pengambilan 7 hari kemudian. Tepat di hari itu, suami saya berbekal surat kuasa dari saya mengambil visa. Alhamdulillah… Rasanya luar biasa lega.






29 comments :

  1. Replies
    1. Makasih, Mak :) Alhamdulillah, senang, Mak :)

      Delete
    2. Makasih, Mak :) Alhamdulillah, senang, Mak :)

      Delete
  2. Asiknya... ada yang lagi siap-siap mau travelling nih...

    ReplyDelete
    Replies
    1. Alhamdulillah, sudah sampai di rumah, Mak :)

      Delete
  3. Terima kasih mbak Fita atas share infonya, semoga ada yang bakal ngajakin saya travelling juga, apalagi ke Jerman

    ReplyDelete
    Replies
    1. Mas Verry, mudah-mudahan ya, Mas. Aamiin :)

      Delete
  4. Mudah mudahan bisa travelling ke sana :D sepertinya menarik tuh negara untuk dijelajahin ^^

    ReplyDelete
  5. waluapun repot tapi suskes ya mak perjalannnya. eh ada seidkit musibah tapi mudah-mudahan bisa ada penggantinya ya

    ReplyDelete
    Replies
    1. Aamiin, Mak. Doanya ya, mudah-mudahan lancar rejekinya hehe

      Delete
  6. Ribet-ribetnya di atas karena kunjungan undangan ya, Mbak? Bagaimana dengan kunjungan atas inisiatif sendiri alias travelling mandiri?

    Kalau untuk freelancer/yang penghasilan tidak tetap, bagaimana meyakinkan pihak pemberi visa?

    Untuk freelancer yang ngantornya di rumah, pencantuman surat keterangannya bagaimana?

    ReplyDelete
    Replies
    1. Untuk urusan surat memang lebih ribet undangan, karena mesti nunggu undangannya. Untuk traveller yang inisiatif sendiri rekeningnya harus cukup. Paling nggak kelihatan ada aliran dana keluar masuk di rekening. Untuk freelancer, aku juga sempat bingung. Tapi berhubung aku bersama suami, dialah yang bertanggung jawab atas keuangan. Jadi aku tidak mencantumkan surat keterangan.

      Delete
  7. Berarti penjelasanku tempo hari saat Fita tanyakan gak beda jauh dengan adikmu ya, Fit :)

    ReplyDelete
    Replies
    1. Iya, Ma. Tetap aja senewennya luar biasa hehehe.

      Delete
  8. Halo, Mbak Fita. Berguna sekali infonya. kebetulan saya akan ke German awal April. Yang ingin saya tanyakan, bagaimana bentuk Surat Konfirmasi Hotel yang dimaksud? Apakah berupa email yang di-print atau bagaimana? Lalu booking hingga mendapat surat konfirmasi tersebut bagaimana? bagaimana cara pembayarannya (menggunakan kartu kredit secara full, DP, atau tidak bayar sama seklai)? Kalau boleh tau apa nama hotelnya mbak? terima kasih :)

    ReplyDelete
    Replies
    1. Salam kenal, mas Faris. Surat konfirmasi dari hotel yang dimaksud adalah bukti booking hotel (print out). Tetapi harus dari web hotelnya, bukan dari agoda, dan semacamnya. Saya pakai kartu kredit (dengan memilih opsi bahwa transaksi baru akan dilakukan di hotel tersebut, supaya saya nggak langsung ditagih di bulan yang sama). Oya, saya pakai hotel di luar Jerman, Mas karena saya juga pergi ke Amsterdam-Paris dan Brussel. Selama di Jerman saya menginap di apartemen adik saya. :) Semoga info saya membantu ya, Mas.

      Delete
    2. Ok, jd pihak hotel kirim konfirmasi lewat email tinggal kita print dan tunjukkan ke kedutaan, ya. Mohon maaf, ada satu lagi. Untuk booking, berarti hanya masukkan nomor kartu kredit saat booking tapi belum ter-debet, ya? Dan saat mbak check-in apakah harus pakai kartu kredit yang sama atau bisa bayar tunai? tks byk mbak :)

      Delete
  9. Urusan visa memang gampang gAmpang susah...tapi asal semua syarat terpenuhi, insya allah dapet..memang jaminan dana suka menjadi penghalang ya...plus surat jaminan..

    ReplyDelete
  10. Hallo mba Fita salam kenal ya ...
    Thanks untuk infonya . Rencananya saya akan mengunjungi tunangan saya yang asli orang Jerman ke sana akhir September ini.
    Ada beberapa yang ingin saya tanyakan :

    1. Verplicthungserklarung.
    Apakah kalau sudah ada Surat Undangan Jaminan dari Pihak Pengundang di Jerman / Verplicthungserklarung dari pengundang kita harus tetap membuat Asuransi Perjalan ?
    Karena saya temukan beberapa testimoni yang lain , jika sudah ada Surat Pengundang Jaminan dari Jerman biasanya di dalam surat undangan tersebut sudah termasuk Asuransi Perjalanan juga.

    2. Bukti Keuangan 3 Bulan terakhir.
    Jika kita sudah menyertakan Rekening Koran / Bukti Keuangan 3 bulan terakhir ini apakah harus melampirkan Surat Referensi Bank juga ?
    Dan apakah ada nominal tertentu ?
    Karena ada beberapa orang yang bilang harus segini min 10 - 50jt ( ada yg di approve ada juga tidak ), ada pula bahkan yang tidak memiliki jumlah saldo yang banyak , cuma ada 1 - 5jt justru di approve )
    Ada juga yang bilang ( seperti yang mba bilang di atas ) kalau sudah ada undangan and jaminan dari pihak pengundang tidak harus menyertakan bukti keuangan.

    3. Questioner.
    Kira-kira pertanyaan apa saja yang petugas sampaikan ? Umumnya pertanyaan apa saja mba ? ( aku jaga-jaga aja mba biar nanti ga terlalu gugup saat di tanya ... hehehehehe ).

    4. Tiket Pesawat PP.
    Nahhh ini nih yang bikin dagdigdugder .... Untuk Airline apa saja yang bisa on hold booking / belum di bayar ya mba ? Tunangan saya biasanya datang ke Jakarta menggunakan Emirates / Etihad Airways.

    Just Info aja selama saya di Jerman selama 2 minggu nanti Insya Allah saya akan tinggal di apartment tunangan saya dan semua biaya di tanggung beliau termasukTiket Pesawat PP.

    Thank you mba :-)

    ReplyDelete
    Replies
    1. Salam kenal, Mbak. :)
      1. Setahu saya, undangan plus jaminan dengan asuransi itu dua hal yang berbeda. Kalo tunangan mbak membuatkan asuransi dari sana itu bisa kok digunakan. Jika tidak, berarti Mbak mesti bikin di sini. Salah satu saja. Adik saya waktu itu juga menawarkan untuk menguruskan di Jerman. Tapi akhirnya saya dan suami memutuskan bikin sendiri supaya mereka ga repot aja sih.
      2. Memang ga ada ketentuan nominalnya Mbak. Saya waktu itu lampirkan tabungan suami dan slip gajinya. Pada kenyataannya itu dikembalikan karena adik saya sudah deposit di Heidelberg sejumlah tertentu (ketika saya pulang uang deposit itu bisa diambil kembali). Kesimpulan saya, salah satu cukup. Jaminan atau tabungan. Tapi kalau ga mau gambling siapkan saja semuanya daripada bolak-balik
      3. Pertanyaan lebih ke tujuan ke sana, Mbak. Juga hubungan dengan pengundang. Lainnya sih lebih ke memastikan kita kembali ke Indonesia. Suami saya ditanya berapa lama jatah cuti dari kantor. :))
      4. Saya pakai Etihad. Waktu itu saya juga dapat on hold ticket dari Qatar Airways. Bisa kok minta ke mereka. Tinggal telpin atau kirim email.

      Semoga penjelasan saya membantu ya. :)

      Delete
    2. Hi mba Fita ... gimana kabarnya ? 
      Semoga selalu dalam lindungan Allah Swt .
      Syukur Alhamdulillah ... Visa saya sudah keluar ... yeeeyyy .
      Apply 7 Sept Selesai 14 Sept . 
      Seneng dech finally next month will be holiday n visit my fiance �� in Germany.
      Thanx yaa mba ... infonya kmrn cukup sangat membantu saya.
      Dankeschön ... ��

      Delete
    3. Alhamdulillah, senangnya. :) Mudah-mudahan kelak saya bisa jalan-jalan ke sana lagi, siapa tahu ketemu Mbak hehehe

      Delete
  11. Salam kenal mba :) Saya rencana mau ke Jerman juga, situasinya rada mirip dengan mba. Karena adik saya sedang kuliah disana. Tujuan saya ingin mengunjungi dia sekalian jalan2 di Jerman. Pertanyaan saya, jadinya saya pakainya visa turis atau visa kunjungan ya mba? Karena durasi liburan saya kesana juga hanya 2 minggu-an saja. Terima kasih sebelumnya.

    ReplyDelete
    Replies
    1. Halo, Mbak. Maaf terlewat. Jadinya pakai visa apa? Saya pikir pakai visa turis sudah cukup. Tapi kalau ada undangan, pakai saja untuk memudahkan :)

      Delete
  12. This comment has been removed by the author.

    ReplyDelete
  13. Mbak diwawancaranya pakai bahasa indonesia atau inggris ?

    ReplyDelete
  14. Hi, mbak. Boleh tanya tentang cara mengajukan on hold booking ke etihad nya? Saya sudah coba search tapi tidak ketemu.

    ReplyDelete